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音乐会是很多音乐培训机构一年一度的重头戏。做好音乐会,对于机构未来的发展会提供很大的助力,音乐会可不是孩子们台上表演,家长们台下开心就算成功的。玖月教育结合多年的经验,给大家进行分享,音乐会到底应该怎样办?
第一, 确立目标。在办音乐会之前应该先明确核心目标,是续费,招新,还是提升品牌影响力。目标明确,后续所有的活动都将紧密围绕目标进行展开。
第二, 做好调研。音乐会举办之前应该先做调研。调研的内容也应该围绕目标,如果是续费,那就要先了解最近应该续费的学员有哪些,针对这部分客户做准备;如果是老带新,就应该知道有多少新客有可能到现场,场地是否够用;如果是元旦、新年音乐会,就应该了解举办时间是否与家长的时间冲突。调研得越详细,掌握的情况越清晰,现场出状况的可能性越小。这项工作看似简单,却很重要。
第三, 活动策划。凡事预则立。根据目标进行活动策划,活动流程、执行尽在其中,需要参与活动的各部门之间数次开会、进行头脑风暴才能完善成为可执行的方案。其中要注意的事项有:
1. 成本。一般来说先有预算,根据预算决定活动的规模、场地的选择、设备设施的规格等等。
2. 时长。节目的多少与每个节目的时长决定了整场音乐会的时长。音乐会以1-2小时为宜,时间过长演员和观众都会疲惫,反而影响最终效果。
3. 选址。如果能够在机构举办最好;机构附近次之。如果附近的场地无法满足举办条件,在选址时一定要选择交通方便的地方,包括是否有地铁公交,能否顺利停车等都要考虑在内。
4. 时间。尽管前期做了调研,但音乐会的举办时间不可能满足所有家长。在时间选择上,要尽量避开临近考试和年底。考试不用多说,会让家长和孩子无心参加,而年底大部分家长较忙,各企业也在举办年会,如果没有自己的场地,需要租用其他场地会比较紧张,价格也高。
5. 宣传。音乐会的宣传物料一般包括:邀请函、宣传海报、节目单、举办倒计时海报等。给每个参加演出的小学员也做个演出预告海报,能够鼓励家长进行分享,起到一定的宣传作用。
6. 彩排。彩排非常重要,可以将很多现场可能出现的问题扼杀在摇篮中。从开场发言,到主题介绍、报幕、音视频播放、演奏,都有可能发生意外情况,所以我们在活动的前期,就一定要拆解各个环节,比如活动策划时准备什么,执行过程中准备什么,表演开始时需要注意什么,一条一条拆解分析关键点最后列出来,做好细节把控和检查,降低现场“车祸风险”。彩排可以让所有执行人员更加熟悉自己的工作,让演员纾解紧张情绪,也给问题以修正的时间。
第四, 活动执行。
首先,执行方案要和所有参与音乐的部门和人员进行沟通确定,确保责任到人,现场各司其职。音乐会的总负责人,一定是活动的策划人员,对于音乐会整场的执行以及细节要胸有成竹,明确地知道这次音乐会各项举办详细情况,执行进度。只有活动的总策划人员才能最好地把控现场。其次,要专人专事。每一项事情落实到人,每个人都需要明白:做什么、谁来做、在哪做、怎样做、要达到什么目的。让所有执行者明白此次工作任务及内容,确保专人将细节执行到位。
第五, 异业合作。异业合作可以有两个方向:一个是寻找附近商家,如餐饮类、亲子娱乐等,既可为机构节省成本、提升现场参会人员的体验,也可以为合作商家宣传,一举多得。另一个是与培训类的机构进行异业合作,只要目标客户一致,可以互为宣传引流。
第六, 活动复盘。择其善者而从之,则其不善者而改之。在失败中总结教训、在成功中总结经验,并记录下来,未来成为机构最宝贵的财富,可用于内训和参考资料。
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